Vertragslebenszyklusmanagement

Optimieren Sie das Vertragslebenszyklusmanagement, indem Sie über die dateibasierte Vertragsablage hinausgehen und die Lebenszykluskontrolle direkt in die tägliche Arbeit integrieren. M-Files for Contracts ist eine gebrauchsfertige, Microsoft-native CLM-Anwendung, die Verträge mit strukturierten Metadaten, Workflows und Governance in einem System verbindet, sodass Unternehmen die Ausführung beschleunigen, Risiken reduzieren, die Compliance verbessern und eine KI-fähige Grundlage für Vertragsintelligenz schaffen können.

Fachleute, die Dokumente mit M-Files-Metadaten und -Integrationen prüfen

50%

Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit bei der Dokumentenerstellung durch M-Files-Kunden mithilfe von Vorlagen.

88%

aller Datenlecks werden durch menschliches Versagen verursacht, was die Bedeutung der Datensicherheit unterstreicht.

65%

der Mitarbeiter gaben an, dank der Automatisierung von Arbeitsaufgaben weniger gestresst zu sein, wodurch manuelle Prozesse reduziert werden.

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Herausforderungen: Das Vertragslebenszyklusmanagement basiert auf manueller Arbeit und fragmentierten Systemen

Verträge regeln Umsatz, Risiko, Lieferantenbeziehungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Dennoch verlassen sich viele Unternehmen beim Vertragslebenszyklus-Management immer noch auf gemeinsame Laufwerke, E-Mail-Verläufe und Tabellenkalkulationen. Ohne strukturierte Systeme, die in den Arbeitsalltag integriert sind, basiert die Steuerung darauf, dass sich Mitarbeiter an Prozesse erinnern und Details manuell nachverfolgen. Selbst mit erheblichem Aufwand ist das Ergebnis oft nur eine einfache Ablage: Es fehlt an echter Transparenz, Kontrolle oder Auswirkungen auf die Leistung.

Manuelles, fragmentiertes Vertragsmanagement

Vertragsprozesse erstrecken sich oft über voneinander getrennte Tools und unstrukturierte Inhalte. Ohne ein konsistentes System zur Verwaltung von Workflows und Informationen sind Teams auf manuelle Koordination angewiesen, was den Aufwand und die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöht.

Verpflichtungen und Verlängerungen lassen sich nur schwer proaktiv verwalten.

Fälligkeiten, Verlängerungen und Compliance-Meilensteine werden manuell überwacht, was das Risiko von entgangenen Einnahmen, unbeabsichtigten Verlängerungen und regulatorischen Risiken erhöht.

Verträge werden als Dateien gespeichert und erfordern eine manuelle Nachverfolgung

Verträge werden in Ordnern gespeichert, wobei wichtige Details wie Verlängerungen, Verpflichtungen und Risiken separat erfasst werden. Mit zunehmendem Volumen nimmt die Übersichtlichkeit ab und kritische Verpflichtungen werden leicht übersehen.

Die Auditvorbereitung erfordert erheblichen manuellen Aufwand.

Die Rekonstruktion von Genehmigungshistorien und die Versionskontrolle erfordern manuellen Aufwand über mehrere Systeme hinweg, was das Compliance-Risiko und den Betriebsaufwand erhöht.

Neue M-Files für Verträge

Um erfolgreich zu sein, benötigen Unternehmen einen kontextbasierten Ansatz für das Vertragslebenszyklusmanagement, der operative Reibungsverluste reduziert, die Transparenz des Lebenszyklus verbessert und eine kontinuierliche Kontrolle über Vereinbarungen gewährleistet. Laden Sie die Broschüre herunter, um zu erfahren, wie M-Files for Contracts Ihnen hilft, die Ausführung des Vertragslebenszyklus zu optimieren, Arbeitsabläufe zu automatisieren und eine gesteuerte und prüfbereite zentrale Informationsquelle zu pflegen, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen.

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M-Files Verträge

Lösung: M-Files Verträge

Das Vertragslebenszyklusmanagement sollte nicht von Gedächtnis, manueller Nachverfolgung oder isolierten Systemen abhängen. Um operative Reibungsverluste zu eliminieren und die Governance zu stärken, müssen Verträge strukturiert, vernetzt und kontextbezogen verwaltet werden.

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Verträge sind mit dem Geschäftskontext verbunden und werden durch das Design geregelt

Gesteuerte Workflows für die Prüfung, Genehmigung und Veröffentlichung von Dokumenten tragen dazu bei, dass stets die korrekte Version verwendet wird. Viele der Qualitätsaktivitäten können zudem in die täglichen Arbeitsabläufe integriert werden.

Verpflichtungen und Verlängerungen werden proaktiv verwaltet

Wichtige Termine und Verpflichtungen werden als umsetzbare Metadaten erfasst, mit automatisierten Erinnerungen und Auslösern, um verpasste Fristen zu verhindern und den Umsatz zu schützen.

Genehmigungsworkflows werden automatisiert und konsequent durchgesetzt

Definierte Phasen für Entwurf, Überprüfung, Genehmigung und Ausführung gewährleisten eine konsistente Steuerung und klare Verantwortlichkeiten. Jede Aktion wird automatisch protokolliert, wodurch eine vollständige Transparenz über den gesamten Lebenszyklus und Revisionssicherheit geschaffen wird.

Governance, Sicherheit und KI basieren auf einem vertrauenswürdigen Kontext

Die Berechtigungen passen sich automatisch an Geschäftsbeziehungen und Rollen an. Da Verträge strukturiert und miteinander verbunden sind, arbeiten KI-gestützte Suche, Zusammenfassung und Klauselanalyse mit kontrollierten, kontextreichen Informationen. Als native Integration in Microsoft 365 bettet M-Files sichere Vertragsintelligenz direkt in den Arbeitsalltag ein.

Lösungen für Ihre Branche

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Professionelle Dienstleistungen

Erlangen Sie Kontrolle über Kundenvereinbarungen, Leistungsbeschreibungen und Vertragsbedingungen über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg. M-Files verbindet Verträge mit Kunden, Projekten und Lieferteams, sodass alle auf einem gemeinsamen Verständnis von Umfang und Verpflichtungen agieren. Standardisierte Workflows beschleunigen Genehmigungen, während wichtige Termine und Verlängerungsmöglichkeiten automatisch angezeigt werden. Dies hilft Unternehmen, Umsatzverluste zu reduzieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und sicherzustellen, dass jeder Auftrag gemäß den vereinbarten Bedingungen ausgeführt wird.

Fertigung

Halten Sie Lieferanten-, Beschaffungs- und Partnerverträge mit Ihrer operativen Realität verbunden. M-Files verknüpft Verträge mit Lieferanten, Materialien und Projekten, sodass Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten stets dort sichtbar sind, wo die Arbeit stattfindet. Automatisierte Workflows beschleunigen Genehmigungen, während strukturierte Metadaten gewährleisten, dass die neuesten Bedingungen leicht zu finden und zu verwalten sind. Mit klarer Transparenz über Verpflichtungen und Verlängerungen können Hersteller Lieferkettenrisiken reduzieren, Störungen vermeiden und die Kontrolle über komplexe Abläufe behalten.

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M-Files jetzt in Aktion sehen

Sehen Sie sich unsere interaktive Produkttour an. Keine Wartezeiten. Keine Terminvereinbarung. Entdecken Sie unser KI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem mit einer auf Ihren Anwendungsfall zugeschnittenen Demo.

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Kundenfallstudien

Über 6.000 Unternehmen vertrauen M-Files täglich bei der Verwaltung ihrer Dokumente.

Caruna

  • Caruna hatte mit den üblichen Problemen der Inhaltsverwaltung zu kämpfen, da Informationen an mehreren verschiedenen Orten gespeichert waren.
  • M-Files bietet einen zentralen Ablageort für die Zusammenarbeit, der unabhängig vom Standort stets einheitliche und aktuelle Informationen bereitstellt.
  • Interne und externe Nutzer können Informationen speichern und Dokumente in Echtzeit bearbeiten.

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Rieker Group

  • Die Rieker Group verwaltet Tausende von Dokumenten effizient durch das reibungslose Zusammenspiel moderner KI-Komponenten.
  • M-Files bietet zahlreiche Anwendungsbereiche, vom Vertragsmanagement über Zolldokumente bis hin zum Retourenmanagement.
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